交流会で参加者に楽しんでもらう為の4つの工夫【幹事必見】

幹事必見 コラム

先日、僕はTwitterでこんな投稿をしました。

今から中国語の交流会を開催してきます!今回のテーマはお酒好きのためのホームパーティ。

もう何十回と開催していますが、いつまでたっても当日のこの緊張感は消えませんね・・・

今回は初参加のメンバーも多いので、参加するみんなに楽しんでもらえるよう、精一杯盛り上げてきます


今月で中国語の交流会を主催して丸4年になりました。(2019年10月時点)
ほぼ毎月開催しているので、単純計算で48回ほどは交流会を開催していることになります。
1回の交流会の参加人数は20名~30名くらいです。


交流会をひたすら開催し続けて、参加者に楽しんでもらうための工夫も試行錯誤してきましたので、今回はいくつかコツをご紹介します。

この記事の内容を実践することで、参加者からクレームがくることは無くなります。
交流会とは言わないまでも、何か人を集めてイベントをしたり飲み会の幹事をしたりする人は、ぜひ参考にしてみてください。
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交流会の写真を撮る

交流会の写真を撮る

まずは基本中の基本ですね。


交流会というのは基本的に参加者のみなさんは楽しんでくれているはずです。
もちろん人が集まって食事をするだけで楽しいものですが、より満足してもらうためには写真を撮りましょう。

ただ適当に写真を撮るだけではいけません。交流会の様子がわかりやすい写真や、参加者が笑っている写真、あとは集合写真も必ず撮っておきましょう。


時々写真が嫌いな人もいますが、ほとんどの人は写真が好きです。


思い出は写真で見返す場合が多いですよね。写真は1番簡単に楽しい記憶を共有できる手段です。


結婚式の2次会など、規模が大きくて一人で写真撮影まで手が回らないという人はカメラマンを雇うのもありです。

カメラに関しては、できれば携帯のカメラではなく一眼レフやミラーレスのカメラがあればなお良いです。単純に綺麗に撮れるからですね。


ちなみに僕は交流会をやりすぎてiphoneのカメラでは満足できず、sonyのaシリーズのカメラを買いました。
*いきなりここまで良いカメラを買う必要はないです。僕は形から入るタイプなので、いきなり最高峰のカメラを買いました笑

交流会の動画を撮る

交流会の動画を撮る

交流会の写真を撮り続けていると、写真だけでは物足らなくなってきます。
参加者は物足りているのですが、主催者側が物足らなくなってきます笑


交流会の写真を撮るのは、正直そこまで難しくはありません。数回ほど交流会を開催すれば、すぐにコツはつかめると思います。

とは言え、写真だけを撮っていても他の交流会とは差別化ができません。
交流会をして写真を撮る。これはどこの交流会もやっていることですからね。


そこで動画もあると、一気に他の交流会とは違う感じが出ます。


最初は10秒くらいの動画でいいでしょう。
あまりだらだらと交流会の動画を撮って投稿しても、観る人も大変です。


いくつか候補となる動画を数本撮って、ベストな動画を投稿して参加者に観てもらいましょう。

交流会で撮った動画を編集する

動画編集

動画を撮るの応用編です。
せっかく動画を撮ったなら編集にも挑戦してみましょう。


とは言え、

動画編集なんてやったことないよ・・・


という人がほとんどだと思います。


もちろんカッコいい動画が作れたらそれに越したことはありませんが、最初からハードルを高く設定するのはお勧めしません。


今は無料のアプリでも、簡単にカッコいい動画を編集することができます。

【動画編集ができる無料アプリ】
・iMovie
・vivavideo
・quick


他にも無料アプリはたくさんありますが、有名どころだとこの3つを押さえておけば大丈夫です。
あと無料アプリならどれも似たり寄ったりなので、そこまで比較する必要もないです。


ちなみに僕は(形から入るタイプなので)有料のソフトを使っています。

【動画編集ができる有料アプリ】
・finalcutpro (Macのみ)


Windowsを使っている人はFilmoraとPowerDirectorが人気ですね。
とは言えadobeが好きな人はAdobe premierを使うのが良いでしょう。


最初はいろんなボタンがあって戸惑いを隠せないかも知れませんが、慣れるといろんなことができるのが動画編集です。

・BGMを入れる
・色合いを変える
・テロップを入れる


もちろんこれ以外にも様々な機能がありますが、これだけでも写真よりは効果的に参加者の満足度を上げることができます。

参加者向けだけではなく、まだ交流会に参加したことがない人に向けて宣伝にも使うことができます。


最初のうちは写真と写真を繋げるだけのスライド動画でも良いでしょう。
やっていくうちに動画編集にハマってしまうかもしれませんよ。

交流会の途中で席替えをする

交流会の席替え

僕は交流会を開催するときは、必ず途中で席替えをするようにしています。


席替えが参加者の満足度を上げるかというと、それは一長一短です。

例えば目の前にめちゃくちゃ可愛い女性が座っていて、もうずっと喋っていたいむしろ時間止まってくれと思っている男性にとって、席替えしましょうーと言っても席からお尻が離れないでしょう。


それでも僕は参加者に席替えしてもらうようにしています。


理由は

1. 交流会はいろんな人と知り合う絶好の機会
2. お目当ての人とは2次会へどうぞ


です。
説明します。

交流会はいろんな人と知り合う絶好の機会

交流会に参加する目的は何でしょうか。


もちろん人によって違いますが、人と知り合うというのは大きな目的です。
仲の良い友達と食事をするだけなら交流会なんて行く必要はありませんよね。

普段は会社と自宅の往復でなかなか人と知り合う機会がない。とは言え新しい友達も欲しいし、もっと言えば素敵な異性と知り合いたいという人もいるでしょう。


もし交流会が2時間だとして、ずっと同じ席のままでは多くて数人としか話す機会がありません。
せっかく時間とお金を使って参加したのに、特定の人としか話せなかったら、よっぽど周りに座っている人が面白い人でない限り、満足度は上がりにくいです。

参加者が交流会に参加する目的を先回りして読み、席替えをしてみましょう。

お目当ての人とは2次会へどうぞ

僕はこれまで4年間ほぼ毎月交流会をしていますが、2次会がなかった回はほぼありません。
むしろ3次会、4次会まで続く時もあります。

もちろん1次会の参加者が全員参加することはありませんが、どうしても続けて会話したい人がいるなら自分から連絡先を交換しますし、だいたい2次会にも参加してくれます。(もちろん2人だけで2次会に行くのもOK)


要は、主催者があまり席替えによって発生するデメリットを気にしなくてもいいということです。
みなさん大人ですから、うまい具合にやってくれます。

主催者は席替えによってより多くの人と交流する機会を作ろう

まとめ

最後にまとめます。


交流会で参加者に楽しんでもらう為の3つの工夫は

・写真を撮る
・動画を撮る
・動画を編集する
・席替えをする


の4つです。


これをやるだけで、他の交流会とは全然違う交流会となり、参加者の満足度も上がります。

参加者の満足度が上がるということは、リピーターと口コミが増えるということです。


交流会を成功させるために、そして長く愛される交流会を作るために、ぜひこの記事の内容を実践してみてください。

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